Έχετε τρεις προσφορές για την επίπλωση του ίδιου γραφείου. Και οι τρεις αναφέρουν 12 θέσεις εργασίας. Η πρώτη έχει χαμηλότερο σύνολο, η δεύτερη περισσότερες αναλυτικές γραμμές και η τρίτη μια γενική περιγραφή που αφήνει αρκετές ερωτήσεις.
Η σωστή σύγκριση προσφορών επίπλων γραφείου αρχίζει από τον ορισμό της ολοκληρωμένης θέσης εργασίας. Όταν συμφωνηθούν οι προδιαγραφές, ο εξοπλισμός και οι εργασίες που περιλαμβάνονται, μπορείτε να συγκρίνετε το κόστος για το ίδιο αποτέλεσμα.
Το παράδειγμα που ακολουθεί είναι υποθετικό. Τα ποσά δημιουργήθηκαν αποκλειστικά για να εξηγήσουν τη διαδικασία, είναι χωρίς ΦΠΑ και δεν αποτελούν τιμοκατάλογο, πραγματικές προσφορές ή εκτίμηση τιμών της αγοράς.
Πρώτα ορίζουμε τι ακριβώς θα παραδοθεί
Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση στην Ελλάδα εξοπλίζει 12 θέσεις σε δύο ομάδες των έξι. Η ομάδα έχει ήδη εγκρίνει την κάτοψη και χρειάζεται:
- 12 γραφεία, με συμφωνημένες διαστάσεις και συγκεκριμένο φινίρισμα.
- 12 καρέκλες εργασίας, με καταγεγραμμένες απαιτήσεις ρύθμισης και συγκεκριμένη επένδυση.
- 12 κανάλια διαχείρισης καλωδίων, ένα για κάθε γραφείο.
- 6 διαχωριστικά, όπως ακριβώς σημειώνονται στην κάτοψη, μαζί με τα εξαρτήματα στήριξής τους.
- Μεταφορά στην καθορισμένη διεύθυνση, μετακίνηση στον όροφο, συναρμολόγηση και τοποθέτηση.
Οι οθόνες, οι υπολογιστές και οι ηλεκτρολογικές εργασίες δεν ανήκουν στη συγκεκριμένη παραγγελία. Αυτές οι εξαιρέσεις καταγράφονται από την αρχή, ώστε κανείς να μη θεωρεί ότι περιλαμβάνονται.
Το σύνολο αυτό είναι η βάση της σύγκρισης. Αν αποφασίσετε αργότερα να προσθέσετε αποθήκευση ή βραχίονες οθόνης, ενημερώστε το ίδιο αρχείο και ζητήστε από όλους να τιμολογήσουν τη νέα έκδοση.
Η ίδια ποσότητα χρειάζεται και την ίδια τεχνική περιγραφή
Πριν εξετάσετε τα ευρώ, ελέγξτε εάν κάθε πρόταση καλύπτει όσα συμφωνήθηκαν. Η διατύπωση «12 εργονομικές καρέκλες» αφήνει ανοιχτό ποιο μοντέλο προσφέρεται, με ποιες ρυθμίσεις και ποια επένδυση. Αντίστοιχα, μια φωτογραφία ενός γραφείου δεν προσδιορίζει τον κωδικό του φινιρίσματος ή τα εξαρτήματα που περιλαμβάνει.
Για κάθε είδος, ζητήστε κωδικό μοντέλου, διαστάσεις, υλικό ή επένδυση, χρώμα και πρόσθετο εξοπλισμό. Στα σύνθετα έπιπλα, συνδέστε την περιγραφή με ένα σχέδιο ή μια συγκεκριμένη θέση στην κάτοψη. Ένα σημείο αναφοράς όπως «Θέσεις 01–06, σχέδιο έκδοσης Β» περιορίζει τις αμφιβολίες για το ποια σύνθεση τιμολογήθηκε.
Αν δύο προϊόντα καλύπτουν τις βασικές απαιτήσεις αλλά διαφέρουν ουσιαστικά, κρατήστε τη διαφορά ορατή. Μια καλύτερη ρύθμιση καθίσματος ή ένα διαφορετικό υλικό μπορεί να αξίζει πρόσθετο κόστος. Αυτό είναι απόφαση επιλογής προϊόντος και χρειάζεται ξεχωριστή αξιολόγηση.
Τρεις προσφορές, δύο συγκρίσιμα σύνολα
Στο υποθετικό μας παράδειγμα, οι προτάσεις Α και Β έχουν επιβεβαιωθεί ότι καλύπτουν τις ίδιες προδιαγραφές και τους ίδιους υπόλοιπους όρους. Η Α αφήνει ορισμένα απαραίτητα στοιχεία εκτός του αρχικού ποσού. Για την προσθήκη τους έχουν ζητηθεί και δοθεί συγκεκριμένες τιμές. Στη Γ παραμένουν αδιευκρίνιστα το μοντέλο της καρέκλας και το κόστος εγκατάστασης.
| Πρόταση | Αρχικό ποσό | Επιβεβαιωμένες προσθήκες | Συγκρίσιμο σύνολο |
|---|---|---|---|
| Α | €7.200 | €420 για 12 κανάλια καλωδίων, €240 για 6 διαχωριστικά με στηρίγματα, €300 για μεταφορά και εγκατάσταση | €8.160 |
| Β | €8.040 | Τα παραπάνω περιλαμβάνονται | €8.040 |
| Γ | €7.800 | Εκκρεμούν τεχνικές διευκρινίσεις και τιμή εγκατάστασης | Δεν έχει προσδιοριστεί |
Η Α ξεκινά €840 χαμηλότερα από τη Β. Με τις επιβεβαιωμένες προσθήκες φτάνει €120 υψηλότερα. Η Γ δεν αποκτά συγκρίσιμο τελικό κόστος μόνο επειδή εμφανίζει ένα συγκεκριμένο αρχικό ποσό.
Για τις δύο ολοκληρωμένες προτάσεις, το κόστος ανά θέση είναι €680 για την Α και €670 για τη Β. Η διαφορά των €10 ανά θέση προκύπτει από το σύνολο του συμφωνημένου εξοπλισμού και των εργασιών, διαιρεμένο με τις 12 θέσεις.
Αυτός ο δείκτης είναι χρήσιμος επειδή οι θέσεις του παραδείγματος έχουν το ίδιο περιεχόμενο. Αν ένα έργο περιλαμβάνει επιπλέον μια μεγάλη υποδοχή, μια αίθουσα συσκέψεων και ειδικές κατασκευές, κρατήστε τα κόστη τους χωριστά. Διαφορετικά, ο μέσος όρος ανά εργαζόμενο κρύβει περισσότερα απ’ όσα εξηγεί.
Πώς χειρίζεστε μια τιμή που ακόμη δεν γνωρίζετε
Μια άγνωστη χρέωση χρειάζεται διευκρίνιση από τον προμηθευτή. Αν βάλετε μόνοι σας ένα ποσό για να συμπληρωθεί ο πίνακας, δημιουργείτε μια σύγκριση που στηρίζεται σε δική σας υπόθεση.
Στην πρόταση Γ, για παράδειγμα, ζητήστε δύο συγκεκριμένες απαντήσεις: τον ακριβή κωδικό και τη διαμόρφωση της καρέκλας, και το κόστος των εργασιών στην καθορισμένη διεύθυνση. Μόλις απαντηθούν, θα γνωρίζετε εάν η προσφορά καλύπτει τις απαιτήσεις και ποιο είναι το τελικό της ποσό.
Μπορείτε να οργανώσετε τις εκκρεμότητες με τρεις καταστάσεις:
- Επιβεβαιωμένο: υπάρχει σαφής περιγραφή και κόστος, ή ρητή αναφορά ότι περιλαμβάνεται.
- Εκτός αντικειμένου: έχει συμφωνηθεί ότι δεν ζητείται από τον συγκεκριμένο προμηθευτή.
- Προς διευκρίνιση: δεν υπάρχει ακόμη αρκετή πληροφορία για τεχνική ή οικονομική σύγκριση.
Διατηρήστε τα προαιρετικά είδη σε ξεχωριστή ενότητα. Έτσι μπορείτε να εξετάσετε την αξία τους χωρίς να αλλοιώνεται η σύγκριση της βασικής παραγγελίας.
Η διεύθυνση παράδοσης είναι μέρος της προσφοράς
Για ένα έργο στην Ελλάδα, δώστε εξαρχής ταχυδρομικό κώδικα, όροφο και πληροφορίες πρόσβασης. Διευκρινίστε εάν υπάρχει ανελκυστήρας κατάλληλος για τα μεγαλύτερα τεμάχια, εάν η εκφόρτωση έχει χρονικούς περιορισμούς και εάν ο χώρος θα λειτουργεί όσο γίνεται η εγκατάσταση.
Ζητήστε να αναφέρεται πού ολοκληρώνεται η παράδοση: στην είσοδο του κτιρίου, στον όροφο ή στην τελική θέση των συναρμολογημένων επίπλων. Καταγράψτε επίσης ποιος αναλαμβάνει τις συσκευασίες και ποιες προϋποθέσεις χρειάζεται να έχουν ολοκληρωθεί πριν έρθει το συνεργείο.
Η ημερομηνία χρειάζεται αντίστοιχη ακρίβεια. Από ποιο γεγονός αρχίζει να μετρά ο χρόνος: την επιβεβαίωση της παραγγελίας, την έγκριση των τελικών σχεδίων ή κάποιο άλλο συμφωνημένο στάδιο; Αφορά άφιξη των προϊόντων ή ολοκλήρωση της εγκατάστασης; Μια ημερομηνία μετακόμισης μπορεί να κάνει αυτή τη διαφορά καθοριστική.
Στη σειρά I-Work, για παράδειγμα, υπάρχουν διαφορετικές συνθέσεις για θέσεις εργασίας, διευθυντικά γραφεία και συσκέψεις. Η παρουσίαση της σειράς διευκρινίζει ότι για έργα στην Ελλάδα ο χρόνος παράδοσης αναφέρεται στην προσφορά. Επομένως, η συγκεκριμένη διαμόρφωση και ο προορισμός χρειάζεται να συνοδεύουν το αίτημά σας.
Η υποστήριξη μετά την παράδοση χρειάζεται δική της γραμμή
Ζητήστε τους γραπτούς όρους εγγύησης για τα προϊόντα που προσφέρονται, μαζί με τη διαδικασία αναφοράς ενός προβλήματος. Διευκρινίστε τι ισχύει για εξαρτήματα, εργασία και τυχόν μετακινήσεις, καθώς και πώς ελέγχεται η διαθεσιμότητα ανταλλακτικών.
Η επισκευασιμότητα είναι χρήσιμο κριτήριο αγοράς. Σε παράδειγμα προμήθειας επίπλων του Δήμου Ελσίνκι που δημοσιεύει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, οι απαιτήσεις περιλαμβάνουν ανταλλακτικά και δυνατότητα αποσυναρμολόγησης για επισκευή. Πρόκειται για τους όρους εκείνης της προμήθειας, όχι για υποχρεωτικούς όρους κάθε ιδιωτικής αγοράς στην Ελλάδα. Το χρήσιμο ερώτημα για τη δική σας παραγγελία είναι συγκεκριμένο: τι μπορεί να αντικατασταθεί αν φθαρεί και με ποια διαδικασία;
Κρατήστε την απάντηση μαζί με τον κωδικό του προϊόντος και του φινιρίσματος. Σε μια μελλοντική επέκταση, αυτή η πληροφορία θα βοηθήσει να ελεγχθεί η συμβατότητα και η διαθεσιμότητα της ίδιας ή μιας κατάλληλης νέας λύσης.
Τι να ζητήσετε στην τελική αναθεωρημένη προσφορά
Αφού κλείσουν οι ερωτήσεις, ζητήστε μία ενημερωμένη προσφορά που συγκεντρώνει όσα έχουν συμφωνηθεί. Οι αποφάσεις που βρίσκονται διάσπαρτες σε διαφορετικά μηνύματα δυσκολεύουν τόσο την έγκριση όσο και την παραλαβή.
- Την έκδοση της κάτοψης και την αναλυτική λίστα προϊόντων, με ποσότητες και κωδικούς.
- Τα εγκεκριμένα υλικά, χρώματα, εξαρτήματα και τις τυχόν αποδεκτές εναλλακτικές.
- Το συνολικό αντικείμενο μεταφοράς και εγκατάστασης στη συγκεκριμένη διεύθυνση.
- Τον χρόνο παράδοσης, την αφετηρία του και τις απαιτούμενες εγκρίσεις.
- Το καθαρό ποσό, τον ΦΠΑ και το πληρωτέο σύνολο, με σαφείς όρους πληρωμής και ισχύος της προσφοράς.
- Τους όρους εγγύησης και ένα σημείο επικοινωνίας για υποστήριξη.
Αν μια εναλλακτική λύση μειώνει το κόστος, ζητήστε να φαίνεται ποια ακριβώς αλλαγή γίνεται και τι επίπτωση έχει στη χρήση. Έτσι η εξοικονόμηση γίνεται συνειδητή επιλογή και μπορεί να αξιολογηθεί από όποιον εγκρίνει το έργο.
Ξεκινήστε με ένα σαφές αίτημα για τον χώρο σας
Για να συζητήσουμε την επίπλωση και τον σχεδιασμό του γραφείου σας, στείλτε μας κάτοψη, αριθμό θέσεων, διεύθυνση παράδοσης, επιθυμητή ημερομηνία ολοκλήρωσης και τα στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε από τον υπάρχοντα εξοπλισμό. Αν υπάρχουν προτεραιότητες ή όριο προϋπολογισμού, προσθέστε τα από την αρχή.
Ζητήστε πρόταση από τη Studio Office Greece με βάση τις ανάγκες του έργου σας. Η συγκεκριμένη περιγραφή του χώρου και της χρήσης του είναι το πρώτο βήμα για μια προσφορά που μπορείτε να ελέγξετε, να συγκρίνετε και τελικά να παραλάβετε.
